As entidades convidadas e cadastradas receberão através dos meios de divulgação uma explanação dos objetivos e ações oferecidas pelo Projeto Four Wheels Tour - Caravana da Consciência Ecológica Mundial.

Caso a instituição seja selecionada para a implantação do projeto ambiental, elabora-se um contrato especificando o Projeto a ser realizado e licenciado; os estudos a serem efetuados de recuperação nos corpos hídricos e no solo; os estudos da paisagem; o cronograma das atividades e, principalmente o acordo de disponibilizar a propriedade como campo avançado de estudos e também permitir o monitoramento e acompanhamento de todas as etapas do projeto ambiental.
Juntamente com todo o procedimento de implantação dos Projetos escolhidos, ocorrerão ações educativas e que irão estimular o planejamento das atividades da propriedade integrando-se à paisagem natural; ações de conscientização da preservação das espécies naturais, do uso adequado dos recursos naturais e outras ações necessárias à melhoria da qualidade de vida e ambiental.

Obrigatoriamente, as universidades e instituições de pesquisa conveniadas, deverão apresentar uma cópia do projeto a ser realizado, devidamente licenciado pelos órgãos competentes, que passará por uma análise de viabilidade pelo departamento técnico da Four Wheels Tour.

Todos os projetos aprovados deverão apresentar regularmente relatórios das atividades realizadas e os resultados alcançados, bem como uma projeção dos objetivos que se espera alcançar.

Após o término das pesquisas, deverá ser entregue uma cópia do relatório final do projeto, contendo todos os dados e resultados, que será depositada na biblioteca da Four Wheels Tour. Todas as publicações e divulgações, provenientes das pesquisas efetuadas através do convênio devem obrigatoriamente apresentar o logo da Four Wheels Tour.

É obrigatório o envio de documentação (contrato social, comprovante de endereço)
e um vídeo ou fotos que ilustrem o trabalho da Instituição.
Não serão aceitas inscrições que não contenham esses materiais.